Powered by
Mengajukan visa kerja di Jepang membutuhkan dokumen penting bernama Certificate of Eligibility atau COE.
COE adalah dokumen resmi yang dikeluarkan otoritas imigrasi Jepang sebagai bukti bahwa pemohon memenuhi syarat masuk ke Jepang sesuai kategori visa tertentu.
Dokumen ini bukan visa, tetapi tanpa COE, hampir semua aplikasi visa kerja dan belajar di Jepang tidak akan diproses.
Bagi banyak orang Indonesia, inilah tahap krusial sebelum benar-benar bisa mewujudkan impian bekerja atau belajar di Jepang.
Baca juga:
Certificate of Eligibility atau COE adalah dokumen yang diterbitkan Immigration Services Agency of Japan.
COE memastikan bahwa orang yang bersangkutan memenuhi persyaratan masuk ke Jepang, baik untuk bekerja, belajar, tinggal bersama keluarga, maupun menetap dalam jangka panjang.
COE bukan visa, melainkan prasyarat sebelum mengajukan visa di kedutaan atau konsulat Jepang.
Dengan kata lain, COE berfungsi sebagai lampu hijau dari otoritas imigrasi Jepang yang menyatakan bahwa pemohon layak mengajukan visa.
Tanpa dokumen ini, aplikasi visa jangka menengah hingga panjang (lebih dari 90 hari) biasanya akan langsung ditolak.
Bagi orang Indonesia, terutama yang bekerja di sektor caregiving, manufaktur, IT, atau teknik, COE adalah langkah awal untuk bisa menetap di Jepang.
Keberhasilan mendapatkan COE akan menentukan cepat atau lambatnya proses visa selanjutnya.
Ada beberapa pola yang sering ditemui dalam pengajuan COE.
Pertama, banyak pencari kerja mengira bahwa mendapatkan kontrak kerja sudah cukup.
Padahal perusahaan Jepang harus menjadi sponsor COE, dan bila dokumen tidak lengkap, proses bisa tertunda bahkan ditolak.
Kedua, kendala bahasa dan dokumen sering menjadi penghalang.
Pengajuan COE dilakukan di Jepang oleh sponsor, biasanya perusahaan atau sekolah, dengan persyaratan administrasi yang ketat seperti riwayat pendidikan, pengalaman kerja, kontrak, hingga catatan pajak sponsor.
Tidak jarang perusahaan kecil kurang paham aturan ini, sehingga berujung keterlambatan.
Ketiga, penolakan cukup sering terjadi.
Pada 2022, ada lebih dari 580.000 aplikasi COE, dan ribuan di antaranya ditolak atau tertunda karena dokumen tidak lengkap atau sponsor dianggap tidak jelas.
Untuk itu, memastikan sponsor berpengalaman dalam mengurus COE menjadi hal penting bagi pencari kerja Indonesia.
Berikut lima langkah umum dalam proses pengajuan COE Jepang:
Pemohon harus memiliki kontrak kerja atau surat penerimaan dari universitas atau sekolah. Dokumen ini menjadi dasar sponsor dalam mengajukan COE.
Kontrak harus jelas memuat posisi, gaji, durasi, dan tanggung jawab untuk visa kerja. Surat penerimaan harus menjelaskan rincian biaya dan akomodasi untuk pelajar.
Perusahaan atau sekolah bertindak sebagai sponsor dan mengajukan permohonan COE ke Immigration Services Agency.
Dokumen yang dilampirkan biasanya berupa formulir aplikasi, surat jaminan, data perusahaan, kontrak kerja, ijazah atau sertifikat pemohon, serta paspor dan foto.
Semua dokumen wajib berbahasa Jepang atau disertai terjemahan resmi.
Setelah diajukan, imigrasi akan memproses aplikasi COE dalam satu hingga tiga bulan. Lama waktu ini bisa berbeda tergantung jenis visa dan kantor imigrasi yang menangani.
Pada musim sibuk seperti Maret–April atau September–Oktober, antrean bisa lebih panjang.
Pemohon program pemagangan teknis (TITP) biasanya menunggu lebih lama karena ada tahap verifikasi keterampilan tambahan.
Jika disetujui, pemohon akan menerima dokumen COE.
Dokumen ini digunakan untuk mengajukan visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jepang di Indonesia.
Proses pengajuan visa biasanya memakan waktu 5–10 hari kerja.
COE berlaku selama 3 bulan sejak diterbitkan, kecuali ada kebijakan khusus dari pemerintah Jepang.
Setelah visa terbit dan pemohon tiba di Jepang, langkah selanjutnya adalah registrasi di kantor kelurahan setempat.
Pemohon akan mendapatkan kartu penduduk atau 在留カード.
Selain itu, wajib mendaftar ke asuransi kesehatan serta sistem pensiun nasional.
Banyak pekerja Indonesia menghadapi kesulitan karena kurangnya informasi dari pihak perusahaan.
Beberapa perusahaan kecil di Jepang tidak terbiasa mengurus COE, sehingga dokumen yang dikirim sering kurang lengkap.
Dalam kondisi seperti ini, banyak orang Indonesia mencari bantuan dari komunitas, senior (senpai), atau konsultan imigrasi.
Kendala bahasa juga sering muncul, terutama ketika pemohon tidak memahami isi kontrak atau dokumen yang diajukan.
Ada kasus pekerja Indonesia salah memahami isi perjanjian karena penjelasan mengenai COE tidak disampaikan dengan jelas.
Untuk pekerja yang ingin membawa keluarga, setiap anggota keluarga juga memerlukan COE terpisah.
Proses ini sama ketatnya dengan permohonan COE kerja, termasuk syarat membuktikan kemampuan finansial.
Bila aplikasi COE ditolak, sponsor hanya akan menerima pemberitahuan singkat tanpa rincian detail alasan.
Penyebab yang umum antara lain dokumen tidak lengkap, data sponsor yang tidak stabil, atau riwayat pendidikan dan pekerjaan pemohon tidak sesuai dengan kategori visa.
Aplikasi bisa diajukan kembali, tetapi harus diperbaiki sesuai masalah yang ditemukan.
Proses ini bisa memakan waktu berbulan-bulan.
COE mungkin terlihat seperti selembar dokumen administratif, tetapi bagi orang Indonesia yang ingin bekerja atau belajar di Jepang, perannya sangat penting.
Dokumen ini adalah gerbang awal untuk memulai kehidupan baru di Jepang.
Dengan memahami apa itu COE, bagaimana prosesnya, dan tantangan yang biasanya dihadapi, pemohon bisa lebih siap dalam mengurus dokumen ini.
Sumber:
Penulis: Karaksa Media Partner (Agustus 2025)
View this post on Instagram
