Powered by
OhayoJepang - Mengirim email dalam bahasa Jepang adalah salah satu hal yang paling sulit bagi pelajar Jepang karena tugas ini mengharuskan mereka untuk memahami tulisan tingkat tinggi dan tata bahasa dalam bisnis.
Dalam artikel ini akan diberikan beberapa template email bisnis untuk digunakan bagi rekan kerja dan klien.
Pertama, berikut beberapa hal yang harus diketahui:
1) Bahasa Jepang lisan dan tulisan sangat berbeda satu sama lain. Cobalah untuk tidak menggunakan bahasa informal dan selalu memilih cara sopan atau hormat yang dalam bahasa Jepang dikenal sebagai keigo.
2) Kamu harus memiliki pemahaman yang tepat tentang hubungan antara kamu dan klien. Mengetahui hal ini membuat ekspresi keigo Anda sempurna.
3) Selalu berusaha untuk menjaga email kamu tetap sederhana dan ringkas. Cobalah untuk tidak membuat kalimatnya rumit atau terlalu panjang. Semakin panjang kamu menulis, semakin banyak kesalahan yang dapat dibuat.
4) Pertanyaan? Permintaan? Melaporkan? atau hanya salam? Cobalah untuk tidak keluar dari topik. Fokus pada tujuan utama email.
5) Setelah menulis, cobalah meminta rekan kerja Jepang untuk memeriksanya sebelum mengirim email. Proses tidak hanya jaminan kebenaran untuk surat kamu, tetapi ini juga memberi jalan bagi rekan kerja kamu untuk menambahkan ekspresi baru dan lebih canggih.
3 Langkah Membuat Template Untuk Klien dan Rekan Kerja
Baca juga: Hal-Hal yang Harus Dilakukan Saat Tiba di Jepang dengan Visa Tinggal Panjang
Email untuk Klien
<Aturan>
Posisi penerima dianggap selalu lebih tinggi dari kamu. Frasa keigo dan kesopanan selalu dibutuhkan.
Pertama: Masukkan nama secara berurutan dengan posisi dari tinggi ke rendah, satu orang dalam satu baris. Untuk orang yang tidak memiliki posisi tertentu atau tidak dikenal, maka tulis "様" (~ sama, keigo dari ~ san) di akhir nama mereka.
Contoh:
山田社長 (dibaca Yamada-shacho yang berarti Pimpinan)
鈴木取締役 (dibaca Suzuki-torishimariyaku yang berarti Direktur)
髙橋部長 (dibaca Takahashi-bucho yang berarti General Manager)
田中課長 (dibaca Tanaka-kacho yang berarti Manager)
佐藤様 (dibaca Sato-sama)
Simak artikel ini untuk panduan cepatnya di Mengenal Hierarki Jabatan di Perusahaan Jepang.
Kedua: Merangkai frasa awal.
Kedua kalimat di bawah ini adalah salam umum yang dapat berarti "Terima kasih atas perlindungan Anda." Ini dapat dianggap setara dengan "Saya harap semuanya baik-baik saja." Namun, frasa (1) lebih sopan daripada frasa (2).
Ketiga: Mengakhiri Surat
Untuk pertanyaan atau permintaan email, kamu dapat memilih satu dari frasa (1) atau frasa (2). Arti keduanya adalah "terima kasih atas pengertian Anda, dan kami menantikan bantuan Anda."
Lebih sopan menulisnya seperti frasa (1) daripada frasa (2). Di sisi lain, untuk melaporkan, menyapa, atau hanya sekadar membalas surat laporan, kamu dapat memilih satu dari frasa (3) atau frasa (4). Arti dari keduanya adalah “terima kasih atas pengertian dan dukungan Anda yang berkelanjutan.” Seperti sebelumnya, frasa (3) lebih sopan untuk dituliskan daripada frasa (4).
<Contoh Email>
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
山田社長
鈴木取締役
髙橋部長
田中課長
佐藤様
いつも大変お世話になっております。
<Pesan utama email Anda di sini>
お手数をおかけしますが何卒よろしくお願い致します。
<Tanda tangan Anda>
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Email untuk Rekan Kerja
<Aturan>
Posisi penerima dianggap lebih tinggi dari kamu meskipun penerima berada di perusahaan yang sama. Dibutuhkan keigo dan frasa sopan. Untuk orang-orang tanpa posisi tertentu, kamu harus mengakhiri nama mereka dengan "さん" (~ san).
Pertama: Tuliskan nama berdasarkan posisi dari tertinggi ke terendah, satu orang per baris. Dalam skenario kasual, kamu hanya bisa mengurutkan nama. Ini sangat tergantung pada budaya perusahaan.
Contoh:
山本課長 (dibaca Yamamoto-kacho)
中村さん (dibaca Nakamura-san)
Kedua: Merangkai frasa awal.
Di sini kamu memiliki satu pilihan, “お疲れ様です。” (otsukare sama desu). Kalimat ini secara langsung berarti menghargai kerja keras seseorang tetapi dalam beberapa tahun terakhir. Ini juga digunakan sebagai ucapan verbal seperti "Hai" di kantor setiap kali Anda bertemu seseorang.
Ketiga: Mengakhiri Surat.
Bagian ini persis sama dengan kasus klien.
Untuk pertanyaan atau surat permintaan, pilih satu dari frasa (1) atau frasa (2). Arti dari keduanya adalah "terima kasih atas pengertian Anda, dan kami menantikan bantuan Anda." Di sisi lain, untuk melaporkan, menyapa atau hanya membalas surat laporan, pilih satu dari frasa (3) atau frase (4). Arti dari keduanya adalah "terima kasih atas pengertian dan dukungan Anda yang berkelanjutan." Sekali lagi, frasa (1) dan frasa (3) lebih sopan daripada frasa (2) dan frasa (4).
<Contoh Email>
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
中村さん
お疲れ様です。
<Pesan utama email Anda di sini>
お手数をおかけしますが何卒よろしくお願い致します。
<Tanda tangan Anda>
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Tips tambahan!
Jika kamu perlu mengungkapkan perjanjian, pengakuan, atau pemahaman, maka pilih satu dari contoh berikut:
*Dalam kasus ini, tingkat kesopanannya sama.
“Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya.” Dalam bahasa Jepang adalah:
*Dalam kasus ini, frasa (2) lebih sopan daripada frasa (1). Frasa (1) digunakan untuk perusahaan sementara frasa (2) dapat dikirim untuk klien.
Setelah melihat tips-tips ini kami harap kamu dapat menghubungi semua orang dengan lancar agar berhasil dalam pekerjaan dan bisnis. Komunikasi selalu menjadi faktor penting dalam kehidupan seseorang.
Provided by Karaksa Media Partner (28 Oktober 2019)
