Surat ini digunakan dalam lingkungan profesional untuk berkomunikasi dengan rekan kerja, klien, atau mitra bisnis.

Struktur:

• Tanggal: Ditulis di pojok kanan atas.
• Nama Perusahaan dan Nama Penerima: Gunakan 様 (sama) untuk menunjukkan rasa hormat.
• Salam Pembuka: Gunakan ungkapan pembuka yang sopan.
• Baris Subjek (opsional): Ringkas tujuan surat dalam satu baris.
• Isi: Gunakan bahasa yang sopan dan ringkas.
• Ungkapan Penutup: Akhiri dengan bahasa yang resmi dan penuh penghormatan.
• Tanda tangan: Sertakan nama, jabatan, dan informasi perusahaan pengirim.

Contoh:

例: 2025年1月7日
2025-nen 1-gatsu 7-nichi (7 Januari 2025)

株式会社（例）商事
Kabushiki Gaisha (Rei) Shouji (Shoji Co., Ltd.)

管理部 小林様
Kanribu Kobayashi-sama (Kepada Kobayashi dari Departemen Manajemen,)

拝啓
Haikei (Dengan hormat,)

大変お世話になっております。この度、弊社の新商品に関してご案内をさせて頂きたく、メールにて詳細をお送りいたしました。ご検討頂けましたら幸いです。
Taihen osewani natte orimasu. Kono tabi, heisha no shinshouhin ni kanshite goannai o sasete itadakitaku, mēru nite shousai o ookuri itashimashita. Go-kentō itadakemashitara saiwai desu.
(Terima kasih banyak atas dukungan Anda yang berkelanjutan. Saya menulis untuk menginformasikan tentang produk baru perusahaan kami, dan telah mengirimkan detailnya melalui email. Saya akan sangat menghargai jika Anda berkenan meninjaunya.)

本件、何とぞよろしくお願い申し上げます。
Honken, nanitozo yoroshiku onegai moushiagemasu.
(Terima kasih atas perhatian dan pertimbangannya mengenai hal ini.)

ABC株式会社
ABC Kabushiki Gaisha (ABC Co., Ltd.)