Saat sudah resmi menangani divisi marketing sampai sekarang, urusan internalnya tidak lagi menggunakan kertas.

Tidak hanya untuk operasional sehari-hari, sistem berbasis kertas juga digunakan dalam pengajuan cuti.

“Kalau ngajuin cuti, karyawan harus isi formulir kertas. Jadi, semua permohonan cuti dicatat manual di formulir itu,” kata Aya.

Meskipun cara ini tampak kuno, tetapi tetap diterapkan untuk memastikan semua informasi terdokumentasi dengan baik dan mudah diakses oleh pihak terkait.

Baca juga:

• Budaya Customer-Centric Perusahaan di Jepang, Utamakan Pelanggan dengan Pendekatan Berbeda
• Pengalaman WNI Kerja di Jepang, Bisa Pulang Tenggo dan Tidak Lembur
• Tantangan Kerja di Jepang, Menghadapi Hierarki dan Formalitas Tinggi

Ilustrasi pekerja di Jepang mengisi formulir pajak.

Digitalisasi Perlahan Namun Pasti

Walau tradisi penggunaan dokumen cetak sudah dilakukan puluhan tahun, perlahan namun pasti perusahaan mulai melakukan transisi ke sistem digital.

Langkah ini membawa efisiensi, tetapi menghadapi tantangan, terutama dari karyawan yang sudah lama terbiasa dengan metode tradisional.

“Baru dua-tiga tahun terakhir perusahaan mulai beralih ke sistem digital. Tapi, ada komplain dari pekerja senior yang merasa kesulitan menggunakan teknologi baru,” kata Aya.

Hal serupa juga terjadi pada proses administratif lainnya, seperti mengisi formulir pengajuan pengembalian pajak yang sebelumnya sepenuhnya berbasis kertas.

Perubahan ke sistem digital mendapat reaksi beragam, terutama dari generasi lebih tua yang merasa perlu beradaptasi.

“Aku sekarang bekerja di bagian yang hampir semuanya sudah digital. Tapi untuk hal-hal tertentu, seperti pengajuan cuti, kami masih menggunakan formulir kertas,” pungkasnya.