Pertama: Tuliskan nama berdasarkan posisi dari tertinggi ke terendah, satu orang per baris. Dalam skenario kasual, kamu hanya bisa mengurutkan nama. Ini sangat tergantung pada budaya perusahaan.

Contoh:

山本課長 (dibaca Yamamoto-kacho)

中村さん (dibaca Nakamura-san)

Kedua: Merangkai frasa awal.

Di sini kamu memiliki satu pilihan, “お疲れ様です。” (otsukare sama desu). Kalimat ini secara langsung berarti menghargai kerja keras seseorang tetapi dalam beberapa tahun terakhir. Ini juga digunakan sebagai ucapan verbal seperti "Hai" di kantor setiap kali Anda bertemu seseorang.

Ketiga: Mengakhiri Surat.

Bagian ini persis sama dengan kasus klien.

Untuk pertanyaan atau surat permintaan, pilih satu dari frasa (1) atau frasa (2). Arti dari keduanya adalah "terima kasih atas pengertian Anda, dan kami menantikan bantuan Anda." Di sisi lain, untuk melaporkan, menyapa atau hanya membalas surat laporan, pilih satu dari frasa (3) atau frase (4). Arti dari keduanya adalah "terima kasih atas pengertian dan dukungan Anda yang berkelanjutan." Sekali lagi, frasa (1) dan frasa (3) lebih sopan daripada frasa (2) dan frasa (4).

1. お手数をおかけしますが何卒よろしくお願い致します。(dibaca: Otesuu o okake shimasu ga nanitozo yoroshiku onegai itashimasu)
2. お手数ですがよろしくお願いします。(dibaca: Otesuu desu ga, yoroshiku onegai shimasu)
3. 今後ともよろしくお願い申し上げます。(dibaca: Kongotomo yoroshiku onegai moushiagemasu)
4. 引き続きよろしくお願いします。(dibaca: hikitsuzuki yoroshiku onegaishimasu)

<Contoh Email>