Bertukar kartu nama merupakan bagian penting dari budaya bisnis di Jepang.

Bagi banyak orang, ini bukan sekadar tindakan formal melainkan ritual penting yang menandakan rasa hormat, profesionalisme, dan keinginan untuk membangun hubungan yang bermakna. 

Sebagai pendatang baru di dunia bisnis, saya merasa sedikit gugup tentang praktik ini, terutama karena saya sedang mempersiapkan pertukaran kartu nama pertama saya.

Tekanan untuk melakukannya dengan benar dan menampilkan diri dengan baik kepada mitra bisnis membuat saya merasa tidak nyaman, tetapi itu juga merupakan pengalaman belajar yang berharga.

Dalam artikel ini, saya akan berbagi perjalanan saya dalam mempersiapkan, dan melaksanakan, pertukaran kartu nama pertama saya.

Persiapan: Melakukan Segalanya dengan Tepat

Sebelum hari besar, saya memastikan untuk melakukan riset dan mempersiapkan diri terlebih dahulu.

Saya tahu bahwa kartu nama, yang dikenal sebagai meishi (名刺) dalam bahasa Jepang, merupakan bagian penting dari budaya Jepang.

Jadi, untuk membuat kesan pertama yang baik, saya membeli tempat kartu nama dan berusaha sebaik mungkin mengikuti etiket seputar pertukaran ini.

Saya meminta saran dari kolega senior dan mereka memberi beberapa kiat yang sangat berharga, salah satunya adalah menghindari tempat kartu nama dengan karakter atau desain yang dapat dianggap tidak profesional. 

Saya memilih tempat kartu yang sederhana, ramping, dan berwarna netral untuk memastikan saya tampak serius dan sopan.

Baca juga:

• Bonus Kerja di Jepang Cair 2 Kali dalam Setahun, Lebih dari Rp 50 Juta
• Tips Bermedia Sosial dalam Budaya Kerja Jepang, Hindari Follow Rekan Kerja atau Atasan
• Memahami Keigo di Tempat Kerja Jepang, Pelajaran Vs. Dunia Nyata

Mempelajari Etiket: Panduan Langkah demi Langkah

Menjelang hari itu, saya memutuskan untuk memeriksa ulang etiket saat bertukar kartu nama untuk memastikan saya tidak membuat kesalahan.

Saya bertanya lagi kepada senior saya tentang apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan, dan mereka memberi saya panduan berikut, yang saya ikuti dengan tekun:

1. Siapkan Tempat Kartu Nama: Sebelum bertemu dengan orang tersebut, pastikan tempat kartu nama mudah diakses, dengan kartu-kartu tersusun rapi di dalamnya sehingga kamu dapat dengan cepat menunjukkannya tanpa kesulitan.
2. Berdiri dan Bersiaplah: Saat tiba saatnya untuk bertukar kartu, pastikan untuk berdiri dan menghadap orang tersebut. Kartu nama Anda harus sudah siap untuk diberikan.
3. Sajikan Kartu dengan Benar: Pegang kartu nama Anda sehingga orang lain dapat membacanya dengan mudah. ​​Kartu nama harus menghadap mereka, bukan Anda. Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu orang tersebut dan ingin mereka melihat kartu nama tersebut tanpa perlu usaha ekstra.
4. Sampaikan Perkenalan dengan Sopan: Saat Anda menyerahkan kartu nama, bungkukkan badan sedikit dan perkenalkan diri Anda. Anda harus menyebutkan nama dan nama perusahaan Anda. Misalnya, dalam kasus saya, saya mengatakan:
   “株式会社[nama&posisi perusahaan]の[nama], よろしくお願いいたします。”
   (Kabushiki-gaisha [nama&posisi perusahaan]no [nama], yoroshiku onegaishimasu.)
5. Gunakan Kedua Tangan: Saat memberikan kartu nama Anda, selalu gunakan kedua tangan—ini dianggap sopan dan penuh hormat. Saat menerima kartu nama orang lain, pegang dengan tangan kanan, lalu pegang dengan kedua tangan untuk menunjukkan perhatian dan rasa hormat penuh. Jika Anda seorang junior, pastikan untuk memberikan kartu nama sedikit lebih rendah dari kartu senior Anda.
6. Luangkan Waktu untuk Memeriksa Kartu: Saat menerima kartu nama, penting untuk meluangkan waktu sejenak untuk membaca dan menghargai kartu tersebut. Dalam kasus saya, saya berkata, “XXX-san desu ne, 頂戴いたします”
   (XXX-san desu ne, chōdai itashimasu.)
   (Ah, ini Tn./Nyonya XXX, kan? Terima kasih atas kartunya.)
7. Hargai Pentingnya Kartu Nama: Setelah bertukar kartu nama, jangan langsung memasukkan kartu nama ke dalam saku. Penting untuk menyimpannya di tempat kartu nama atau, jika Anda melanjutkan rapat di lokasi yang sama, menaruhnya dengan rapi di atas meja di depan Anda. Dalam rapat, kartu nama biasanya disusun berdasarkan hierarki jabatan, dengan kartu dengan peringkat tertinggi ditempatkan terlebih dahulu.
8. Jangan Menulis di Kartu Nama atau Menyimpannya di Saku: Sangat penting untuk tidak membuat tanda apa pun pada kartu nama orang lain atau menyimpannya di saku celana saat orang lain melihat. Melakukan hal tersebut dapat dianggap tidak sopan dan ceroboh.

Realita: Mengatasi Rasa Gugup

Ilustrasi pekerja perempuan membungkuk untuk memberi hormat atasan.

Bahkan setelah mempersiapkan dan mempelajari semua etiket yang benar, saya masih merasa sangat gugup saat tiba saatnya bertukar kartu nama pertama saya.

Meskipun sudah berlatih dan menghafal langkah-langkahnya, saat momen itu tiba, saya sedikit merasa gugup.

Tekanan untuk melakukan semuanya dengan benar terasa sangat besar, dan saya berjuang untuk tetap tenang.

Saya dengan canggung menunjukkan kartu nama saya dan mungkin sedikit canggung, tetapi saya berharap mitra bisnis saya mengerti bahwa itu adalah pengalaman pertama saya.

Melihat ke Depan: Memperbaiki dengan Latihan

Meskipun pertukaran kartu nama pertama saya tidak berjalan semulus yang saya harapkan, saya dapat dengan yakin mengatakan bahwa itu adalah langkah penting dalam mempelajari etiket bisnis Jepang.

Di masa mendatang, saya berencana untuk lebih banyak berlatih sehingga saya dapat merasa lebih nyaman dan percaya diri dalam situasi ini.

Semakin banyak Anda berlatih, semakin alami hal itu akan terjadi, dan saya tahu bahwa saya akan menangani pertukaran kartu nama saya berikutnya dengan lebih mudah.

Kesimpulan: Pelajaran Berharga tentang Profesionalisme

Bertukar kartu nama di Jepang lebih dari sekadar formalitas, ini adalah aspek penting dalam membangun hubungan profesional.

Etika yang berlaku dalam tindakan ini berakar pada rasa hormat yang mendalam terhadap orang lain, dan rinciannya mencerminkan komitmen terhadap profesionalisme dan pertimbangan.

Meskipun pengalaman pertama saya mungkin tidak sempurna, pengalaman tersebut merupakan pelajaran berharga tentang pentingnya persiapan, rasa hormat, dan pemahaman budaya.

Ulasan disediakan oleh Axel, WNI yang kerja di Tokyo. Hobinya termasuk menyanyi, mendengarkan musik, dan berjalan-jalan di kota.

Konten disediakan oleh Karaksa Media Partner (23 Desember 2024)

          View this post on Instagram                      

A post shared by Ohayo Jepang (@ohayo_jepang)