Menulis email bisnis dalam bahasa Jepang mungkin tampak sulit pada awalnya, terutama bagi pemula atau orang asing yang masih mempelajari bahasa tersebut.
Namun, dengan pendekatan yang terstruktur dan pemahaman tentang frasa umum, kamu dapat menyusun email yang sopan dan efektif.
Panduan ini akan membantu kamu memahami dasar penulisan email bisnis dalam Bahasa Jepang.
Baca juga:
- Dasar-dasar Menulis Email Bisnis di Jepang
- Template Email Bisnis dalam Bahasa Jepang, Isinya Harus Sopan dan Jelas
1. Memahami Struktur Email dalam Bahasa Jepang
Email dalam bahasa Jepang biasanya mengikuti struktur formal. Berikut adalah komponen utamanya:
- Judul (タイトル/Title): Jelaskan tujuan email secara singkat.
- Salam (挨拶/Aisatsu): Mulailah dengan salam yang sopan.
- Perkenalan Diri（自己紹介/Jiko-shokai): Perkenalkan diri dengan menyebutkan nama perusahaan, departemen, dan nama.
- Isi Utama (本文/Honbun): Sampaikan pesan dengan jelas dan singkat.
- Frasa Penutup (終わりの言葉/Owari no kotoba): Akhiri dengan ucapan penutup yang sopan.
- Tanda Tangan (署名/Shomei): Cantumkan nama dan informasi kontak.
2. Panduan Langkah demi Langkah
A. Menulis Judul (タイトル/Title)Pastikan judul singkat dan relevan. Contoh:
- 会議日時のご確認
Kaigi nichiji no gokakunin
Konfirmasi Tanggal dan Waktu Rapat - 資料の送り先について
Shiryou no okurisaki ni tsuite
Mengenai Pengiriman Dokumen
Mulailah email dengan salam sopan yang sesuai situasi. Contoh:
- お世話になっております
O-sewa ni natte orimasu
“Terima kasih atas perhatian dan dukungan Anda.” - いつも大変お世話になっております
Itsumo taihen o-sewa ni natte orimasu
“Saya sangat berterima kasih atas perhatian dan dukungan Anda yang luar biasa selama ini.”
Selalu perkenalkan diri dengan menyebutkan nama perusahaan, departemen, dan nama lengkap baik dalam interaksi pertama maupun lanjutan. Dalam budaya Jepang, umumnya hanya nama belakang yang disebutkan.
- 〇〇株式会社営業部の佐藤（名前）と申します。
〇〇kabushiki gaisya eigyou-bu no Sato to moushimasu.
“Saya Sato (nama), dari Departemen Penjualan di [Nama Perusahaan].” - 〇〇部の鈴木です。
〇〇bu no Suzuki desu.
“Ini Suzuki dari Departemen 〇〇.”
Isi email harus:
- Jelas dan langsung pada inti pembahasan.
- Menggunakan bahasa sopan (豪語/Keigo) bila diperlukan.
Contoh:
このたび、会議の日程を確認させていただきたく、ご連絡させていただきました。
Kono tabi, kaigi no nittei wo kakunin saseteitadakitaku, go-renraku saseteitadakimashita.
“Melalui kesempatan ini, saya menghubungi Anda untuk mengonfirmasi jadwal rapat.”